おたよりにQRコードをのせて、子供経由で保護者に配布

なりすましが心配です。

一部の案内では、配布物にQRコードを載せて、アンケートフォームと直接つなげることを推奨していますが、まったくの誤った使い方です。

フォームへのアクセスURLが簡単に漏れてしまい、なりすましの温床になる可能性もあります。

これでは脱ハンコのためのデジタル化の意味がありません。

メール配信システムで、アンケート回答フォームのURLを直接保護者に配信

誰がいつ見たのかわからない。

​一部の案内では、メール配信システムに、アンケート回答フォームのURLを掲載して配信することが推奨されていますが、一方方向で配信すればいいわけではありません。

連絡の配信業務にとって大事なことは、配信した内容を誰がいつ見たのかという既読・未読管理です。

それができなければ確認業務に追われ返って業務過多になる可能性もあります。これでは脱ハンコのためのデジタル化の意味がありません。

保護者向けのアンケートをオンライン化

アンケート業務は回収だけではありません。

一部の案内では、保護者向けのアンケートのオンライン化を推奨し紙からデジタルにするメリットを説いていますが、回収業務だけでは不十分と言えます。

アンケート業務は回収業務だけでなく、締め切り業務や集計結果確認および教員への共有業務、また未回答者への催促業務などもあります。また保護者が提出した内容の見返しができることも必要でしょう。

このように周りの業務まで考えて、業務改善できなければ​、脱ハンコのためのデジタル化の意味がありません。

欠席・遅刻連絡のオンライン化

欠席連絡は親の立場も考えて。

​一部の案内では、保護者が連絡の専用フォームに登録することで電話受付で混乱せずに、欠席・遅刻状況が一目瞭然と説かれていますが、十分に親の立場を考えたものとは言えません。

​欠席連絡で大切なのは保護者と教員の相互のコミュニケーションです。ただ一方的に連絡すればいいというわけではありません。教員からの優しい言葉もあるでしょうし、翌日の持ち物など案内もあるでしょう。親はそのような言葉によって安心して休ませることができるのです。

​相互のコミュニケーションを支援することなしに、脱ハンコのためのデジタル化の意味はありません。

お便りのデジタル配信

メール検索が便利とは言えません。

一部の案内で、学校からのお便りを紙からメール配信することで紙資源も削減でき、保護者も受信できるメリットが説かれていますが、それだけでは不十分と言えます。

メールを受け取れば情報が整理されるといったらそうではないからです。送信された内容、とくにプリントなどファイルが一覧で整理されていることで親は内容をすばやく確認できるのです。

​メールが多すぎて検索に手間がかかっていては、脱ハンコのデジタル化の意味はありません。